Logiciel de traitement des factures - Avantages commerciaux majeurs

Le vieux problème: contrôle des coûts

Selon IBM, Gartner et Aberdeen Group, entre 75-80% des factures dans n'importe quelle entreprise ou organisation, sont encore traitées manuellement - en dépit de l'avènement de l'échange de données informatisé (EDI). Ces jours-ci, des systèmes sophistiqués de traitement des factures sont disponibles pour couper une bande à travers le temps et les coûts impliqués dans le traitement des paiements aux fournisseurs et à améliorer le flux des affaires.

Traitement des factures: les coûts réels

Avec un système manuel, des centaines - souvent des milliers - des factures doivent être examinés et figurent sur un système de comptabilité, à un coût énorme en termes de travail, de temps et les erreurs potentielles.

Groupe de recherche en traitement de Byline comptes fournisseurs a montré que 90% du traitement des comptes payables facture porte sur des données de saisie de papier, que le temps moyen de processus et des comptes à payer la facture est de 12 jours, et que 25% de toutes les factures sont payées en retard.

Toujours selon la recherche de Byline un commis aux comptes payables poignées à seulement 70 factures par jour en moyenne. Ainsi, il est facile de mettre un coût du travail sur le traitement frontal. Mais les répercussions se font sentir loin sur la ligne aussi.

Solutions de traitement des factures: Principaux avantages

Facture des solutions constituées de logiciels pour permettre le traitement des factures doit être accélérée massivement. Cela a un impact important sur la réduction des comptes coûts d'administration associés au traitement des factures et permet également aux entreprises de tirer le meilleur parti des horaires en temps des critiques de paiement qui peuvent attirer les escomptes des fournisseurs.

Les systèmes automatisés de facturation permettent une grande variété de factures typiques à analyser en même temps, et pour qu'ils soient automatiquement réconciliés contre l'ordre d'achat original avec une intervention minimale de l'utilisateur ou de la saisie des données.

En substance, un système sophistiqué de traitement des factures utilise OCR (Optical Character Recognition) et le couplage des données techniques.

Solutions de traitement des factures: le principe de base

Les meilleures solutions de gestion de factures sera automatiquement scanner, d'extraire et de valider les données de la facture et se nourrissent directement à un système de comptabilité. Les factures sont disponibles dans une multitude de formats, des modèles et des styles à partir d'un large éventail de fournisseurs différents. Ils peuvent être imprimé à la machine ou en partie manuscrite, mono ou multi-page, de couleur ou de papier blanc, et viennent à la maison ou à l'étranger.

Cependant, tous ces éléments peuvent être manipulés simplement en scannant une facture de semences et de sélectionner les éléments d'information que vous voulez capturer. Cela se fait en définissant une zone cible pour chacun d'eux, le système se met automatiquement la distinction entre le champ étiquette par exemple Montant de la TVA et la valeur associée. Si vous sélectionnez le nom du fournisseur comme un attribut unique de toutes ces factures, toutes les factures de ce fournisseur peuvent être automatiquement reconnues et traitées et les données saisies directement envoyé vers le système comptable.

La fonctionnalité sophistiquée

Les défis de l'identification des colonnes et des lignes d'information, sachant où se termine une description de l'objet et un autre commence, l'information manuscrite, la validation des critères de presque toutes les données ou les valeurs - tout cela est de la compétence des systèmes sophistiqués de traitement des factures aujourd'hui.

Gestion des factures numérisées par l'intermédiaire du processus d'approbation workflow offre la possibilité d'encore plus d'efficacité et des économies de coûts, et donc il est utile de vérifier sur les fournisseurs de logiciels qui peuvent offrir une interface à l'achat à payer (P2P), Enterprise Resource Planning (ERP) , la gestion du contenu électronique (ECM) et de gestion des documents (DM) afin d'offrir des solutions intégrées de workflow.

Traitement des factures Avantages: Résumé


Supprime la nécessité de manipuler et de stocker de gros volumes de papier
Augmente la productivité du personnel et de réduire les coûts de traitement
Traitement plus rapide des factures améliore relations avec les fournisseurs
Plus d'up-to-date de position de la position de l'entreprise / organisation financière d '
Les rapports sur toutes les transactions financières aide à la conformité aux normes comptables appropriées
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